Calendario de implantación de Verifactu y factura electrónica en España

La normativa fiscal en España está experimentando una transformación significativa con la introducción de dos iniciativas clave: Verifactu y la factura electrónica obligatoria. Ambas medidas impactarán directamente en la forma en que autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes) gestionan su facturación. Es fundamental comprender qué implican estos cambios, los plazos Verifactu, la implantación factura electrónica y su obligatoriedad, así como cómo prepararse para ellos. Es importante tener en cuenta que si un sistema informático de facturación cumple con los requisitos establecidos por la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, el uso específico del sistema Verifactu no es obligatorio, pero sí el uso de un sistema informático de facturación (SIF) certificado.

Verifactu es un sistema de verificación de facturas que forma parte del desarrollo reglamentario de la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Su principal objetivo es eliminar el fraude fiscal en la emisión de facturas, asegurando que el software utilizado para la facturación cumpla con requisitos específicos de trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Esta ley se introdujo para prevenir el uso de programas informáticos que permitan ocultar ventas a la Agencia Tributaria. Verifactu no se limita a la digitalización de facturas, sino que busca garantizar la integridad y el seguimiento de cada factura emitida a través de requisitos de software particulares.

Por otro lado, la factura electrónica obligatoria es una obligación de emitir y recibir facturas en formato electrónico en las operaciones entre empresas (B2B). Esta medida está establecida por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y se centra en el formato y el intercambio de facturas. La finalidad principal de esta ley es reducir los plazos de pago comerciales, facilitar el crecimiento empresarial mediante la disminución de trámites administrativos e impulsar la digitalización. Esta iniciativa responde a las recomendaciones de la Unión Europea para combatir el fraude del IVA. A diferencia de Verifactu, que se enfoca en las características del software de facturación, la factura electrónica obligatoria se centra más en la estandarización del formato de las facturas para las transacciones comerciales.

Ambas normativas son de gran relevancia para autónomos y pymes en España. El incumplimiento de los requisitos de la Ley Antifraude, que incluye Verifactu como una de sus formas de cumplimiento, puede acarrear sanciones económicas considerables, que oscilan entre los 50.000 y los 150.000 euros. Del mismo modo, no cumplir con la normativa de factura electrónica obligatoria establecida por la Ley Crea y Crece puede resultar en multas de hasta 10.000 euros. Estas importantes sanciones subrayan el compromiso del gobierno con la aplicación de ambas regulaciones para combatir el fraude fiscal y modernizar las prácticas empresariales. Más allá del cumplimiento normativo, estas iniciativas ofrecen a autónomos y pymes la oportunidad de modernizar sus operaciones, lo que podría traducirse en ahorros de costes a largo plazo y una gestión empresarial más eficiente. La digitalización de procesos puede simplificar la contabilidad, reducir errores y ahorrar tiempo, contribuyendo a una gestión más eficaz del negocio.

Obligatoriedad de Verifactu

De hecho no hay una obligatoriedad de Verifactu, si no del cumplimiento de la Ley Antifraude. Para cumplir pues con la Ley Antifraude autónomos y pymes deben utilizar un sistema informático de facturación (SIF) que tenga el correspondiente certificado de cumplimiento. En ambos casos los sistemas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones.

Fechas clave de implantación

Es crucial que autónomos y pymes conozcan los plazos específicos para la implementación de Verifactu y la factura electrónica obligatoria. Comprender los plazos y el cronograma de la implantación de la factura electrónica es esencial para una transición sin problemas.

Calendario de implantación de Verifactu

La implementación de Verifactu, y también de un SIF certificado no Verifactu, tiene un calendario definido con diferentes fechas para los distintos actores involucrados. La obligatoriedad de Verifactu o sus alternativas, en el contexto de la Ley Antifraude, se desplegará en fases.

Los fabricantes de software deben tener sus programas adaptados a los requisitos de Verifactu antes del 29 de julio de 2025. Este plazo se estableció nueve meses después de la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024. Esta fecha límite temprana para los proveedores de software es fundamental para asegurar que existan soluciones compatibles disponibles para las empresas y autónomos cuando les llegue su respectivo plazo.

Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (como las sociedades anónimas y limitadas) deberán utilizar un sistema de facturación que cumpla con los requisitos de la Ley Antifraude a partir del 1 de enero de 2026. Este grupo se encuentra entre los primeros en tener que cumplir con la normativa, probablemente debido a su mayor tamaño y a la estructura más formal de sus sistemas contables.

Los autónomos y otras entidades no sujetas al Impuesto sobre Sociedades disponen hasta el 1 de julio de 2026 para cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude en caso de que utilicen software de facturación. Aquellos que realicen la facturación de forma manual, mientras les sea posible, quedan exentos de esta obligación. Este plazo posterior para autónomos y pequeñas empresas podría reflejar la necesidad de más tiempo para que puedan adaptarse a los nuevos requerimientos.

Calendario de implantación de la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

El calendario para la implementación de la factura electrónica obligatoria en operaciones B2B, según la Ley Crea y Crece, depende de la fecha de publicación del reglamento de desarrollo específico para esta ley. Se espera que este reglamento se apruebe en 2025. La incertidumbre sobre la fecha exacta de publicación hace que sea crucial para las empresas mantenerse informadas sobre las novedades regulatorias. La implantación factura electrónica tiene un cronograma que se activará tras esta publicación.

Una vez que se publique el reglamento, las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán un plazo de 12 meses para implementar la factura electrónica obligatoria. Este periodo más corto para las empresas más grandes sugiere una expectativa de que puedan adaptarse con mayor rapidez.

Las empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros y los autónomos contarán con un plazo más extenso de 24 meses desde la publicación del reglamento para cumplir con la obligación de la factura electrónica. Este plazo más amplio reconoce los posibles desafíos que las entidades más pequeñas podrían enfrentar al adoptar nuevos sistemas.

A continuación, se presenta una tabla resumen con las fechas clave de implementación:

Tabla resumen:

Fases del despliegue por tamaño de empresa

El despliegue de Verifactu y la factura electrónica obligatoria se realizará en fases, considerando el tamaño y la naturaleza jurídica de las empresas. La obligatoriedad verifactu y la implantación factura electrónica se abordarán de manera escalonada.

Despliegue de Verifactu

La implementación de Verifactu, como sistema para cumplir con la Ley Antifraude, se distingue principalmente por el tipo de entidad. Las fechas de implantación de verifactu varían según el tipo de empresa.

Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades serán las primeras en tener la obligación de utilizar un sistema de facturación que cumpla con los requisitos de la Ley Antifraude (donde Verifactu es una opción) a partir del 1 de enero de 2026. Esta fase inicial se dirige a un tipo específico de estructura legal.

Posteriormente, a partir del 1 de julio de 2026, la obligación se extenderá a los autónomos y otras entidades que no estén sujetas al Impuesto sobre Sociedades. Esta segunda fase abarca a un grupo más diverso de contribuyentes.

Despliegue de la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

La Ley Crea y Crece establece un despliegue de la factura electrónica obligatoria basado en el volumen de facturación de las empresas. La implantación de la factura electrónica se realizará en función del tamaño de la empresa.

En una primera fase, la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas se aplicará a las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros. Este plazo será de 12 meses después de la publicación de la Orden Ministerial que desarrolle la ley.3 Esta estrategia prioriza a las empresas de mayor tamaño, lo que podría tener un impacto significativo en la reducción de la morosidad comercial.

En una segunda fase, la obligación se extenderá a las empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros y a los autónomos. El plazo para este grupo será de 24 meses tras la publicación de la mencionada Orden Ministerial. Este periodo más largo busca facilitar la adaptación de las empresas y profesionales de menor tamaño.

Sanciones por no cumplir los plazos

El incumplimiento de los plazos y requisitos establecidos tanto para la Ley Antifraude (incluyendo Verifactu como una forma de cumplimiento) como para la factura electrónica obligatoria puede acarrear importantes sanciones económicas. Es crucial respetar los plazos para Verifactu y los de la implantación de la factura electrónica para evitar estas sanciones. La obligatoriedad de Verifactu y de la factura electrónica son serias y conllevan consecuencias por incumplimiento.

Sanciones específicas por incumplimiento de la normativa Verifactu

La normativa de Verifactu establece sanciones específicas para aquellos que no cumplan con sus disposiciones. El no cumplir con la obligatoriedad verifactu (o con los requisitos de la Ley Antifraude por otros medios) puede resultar en multas significativas.

La tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos sin la debida certificación, estando obligados a ello, o la alteración o modificación de los dispositivos certificados, se considera una infracción tributaria grave. La sanción consiste en una multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio. Esta elevada multa subraya la importancia que la administración tributaria otorga al cumplimiento de los requisitos de software para prevenir el fraude fiscal.

Además, la comercialización o distribución de software que no cuente con los certificados correspondientes puede acarrear sanciones adicionales de hasta 1.000 euros por cada licencia o programa comercializado.6 Esta medida busca asegurar que los proveedores de software también cumplan con la normativa.

Sanciones por incumplimiento de la normativa de factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

La Ley Crea y Crece también prevé sanciones para el incumplimiento de la obligación de emitir factura electrónica. El no cumplir con los plazos de la implantación factura electrónica puede acarrear multas.

No ofrecer a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitir su descarga puede resultar en multas de hasta 10.000 euros. Esto indica que la accesibilidad de las facturas electrónicas para los clientes es un aspecto fundamental de la normativa.

Además de esta sanción específica, existen otras posibles multas relacionadas con la facturación electrónica en general, que podrían aplicarse en el contexto de la Ley Crea y Crece.

Otras posibles sanciones relacionadas con la facturación electrónica

El no presentar la factura electrónica obligatoria podría acarrear una multa máxima de 3.000 euros. No cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento de las facturas electrónicas (establecido en 4 años) puede ser sancionado con multas de hasta 6.000 euros. El incumplimiento de las exigencias fiscales y contables podría resultar en multas de hasta 24.000 euros, y los fallos en la privacidad y seguridad de los datos podrían ser sancionados con hasta 60.000 euros. Es importante recordar que también existen sanciones relacionadas con el IVA, como recargos e intereses de demora, que podrían aplicarse en el ámbito de la facturación electrónica.

A continuación, se presenta una tabla resumen de las sanciones:

Cómo preparar tu sistema de facturación

Para asegurar el cumplimiento de la normativa y evitar sanciones, autónomos y pymes deben tomar medidas para preparar sus sistemas de facturación tanto para la Ley Antifraude (donde Verifactu es una opción) como para la factura electrónica obligatoria. La preparación es clave para cumplir con los plazos verifactu y la implantación factura electrónica.

Preparación para Verifactu

El primer paso crucial es verificar si el software de facturación actual es compatible con los requisitos de la Ley Antifraude. Esto implica contactar al proveedor del software, revisar la documentación técnica y buscar información sobre posibles certificaciones por parte de la Agencia Tributaria. En caso de que el software actual no cumpla con estos requisitos, será necesario considerar la actualización o la adquisición de una nueva solución. Asegúrate de que tu software esté listo para la obligatoriedad de Verifactu o para cumplir con la Ley Antifraude por otros medios. Siempre a través de SIFs que certifiquen el cumplimiento de la disposición 22138 del BOE 260-2024 a través de una declaración responsable.

Una vez confirmada la compatibilidad con los requisitos de la Ley Antifraude, es probable que se necesiten realizar actualizaciones del software para instalar las últimas versiones y configurar los parámetros según lo establecido en la Orden HAC/1177/2024. Mantener el software actualizado es fundamental para cumplir con la ley.

Es imprescindible asegurar que el software de facturación cumpla con los requisitos técnicos de la Ley Antifraude, que incluyen la integridad, conservación (durante un mínimo de 4 años), accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.5 Además, el software debe estar certificado por la Agencia Tributaria o garantizar estos requisitos por otros medios, permitir la firma electrónica de las facturas, incluir un código QR con información relevante en las facturas, generar un hash único por cada registro de facturación, y estar preparado para la comunicación con la AEAT para el envío de los registros de facturación en caso de requerimiento.

Preparación para la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece)

La transición a la factura electrónica obligatoria requiere la adopción de software de facturación electrónica que sea compatible con los formatos estructurados exigidos, como XML (incluyendo Facturae), UBL o EDIFACT. Los formatos no estructurados como PDF dejarán de ser válidos para las operaciones B2B. Prepárate para la implantación factura electrónica adoptando el formato adecuado.

Será necesario obtener un certificado digital para poder firmar electrónicamente las facturas, garantizando así su validez legal.

Es importante adaptarse a los nuevos requisitos de información y formatos que exigirá la factura electrónica obligatoria. Esto incluye asegurarse de que se incluyan todos los datos obligatorios en las facturas y de que se pueda comunicar correctamente el estado de las facturas (aceptación, rechazo, pago) a los clientes y, en algunos casos, a la administración.

Los autónomos y pymes tendrán la opción de utilizar la solución pública de facturación electrónica que proporcionará la AEAT o de optar por plataformas privadas de facturación electrónica que cumplan con los requisitos legales.

Conclusión

La implementación de Verifactu y la factura electrónica obligatoria en España representa un cambio significativo en la forma en que autónomos y pymes gestionan su facturación. La obligatoriedad de Verifactu y la implantación factura electrónica son aspectos clave a tener en cuenta para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo.

La Ley Antifraude, junto con el sistema Verifactu, se centra en asegurar la integridad y trazabilidad de la facturación a través de requisitos específicos para el software utilizado. Sus plazos para Verifactu establecen fechas clave para fabricantes de software (29 de julio de 2025), empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (1 de enero de 2026) y autónomos y otras entidades (1 de julio de 2026). Por otro lado, la factura electrónica obligatoria, derivada de la Ley Crea y Crece, busca modernizar las transacciones B2B mediante la estandarización de formatos electrónicos. Su calendario depende de la publicación del reglamento de desarrollo, pero establece plazos de adaptación de 12 y 24 meses tras su publicación, según el tamaño de la empresa. La implantación de la factura electrónica transformará la forma en que las empresas interactúan comercialmente. Es importante recordar que el cumplimiento de la Ley Antifraude no implica necesariamente el uso exclusivo del sistema Verifactu si el sistema de facturación adoptado cumple con todos los requisitos legales establecidos por ambas leyes.

El incumplimiento de ambas normativas conlleva sanciones económicas importantes, que en el caso de la Ley Antifraude (incluyendo Verifactu) pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, y en el de la factura electrónica obligatoria, los 10.000 euros. Además, existen otras posibles sanciones relacionadas con la facturación electrónica, como el incumplimiento de los periodos de almacenamiento o los fallos de seguridad. La obligatoriedad de cumplir la Ley Antifraude y de la factura electrónica son aspectos cruciales a tener en cuenta.

Para una transición exitosa, se recomienda a autónomos y pymes que no esperen hasta el último momento para actuar.1 Es fundamental verificar la compatibilidad del software de facturación actual con los requisitos de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, y en caso necesario, realizar las actualizaciones pertinentes o buscar alternativas compatibles. Para la factura electrónica obligatoria, se debe considerar la adquisición de software que soporte los formatos estructurados requeridos y obtener el certificado digital necesario para la firma electrónica. La formación del personal en el uso de los nuevos sistemas también es un paso crucial. Finalmente, se aconseja explorar las posibles ayudas disponibles a través del programa Kit Digital para la implementación de soluciones de facturación electrónica. La anticipación y la preparación son clave para afrontar estos cambios normativos de manera eficiente y evitar posibles sanciones.